Politica de confidențialitate
Ce date colectăm
Date de cont (nume, email, firmă, CUI), date despre vehicule și curse (locuri, kilometri, scopuri), traseul GPS al curselor înregistrate, pozele bonurilor de combustibil și starea abonamentului firmei (plan gratuit sau Kilometrix Pro).
În plus, dacă folosești funcțiile respective: numele și emailul colegilor pe care îi inviți în echipă (necesare trimiterii invitației; invitațiile neacceptate se șterg automat la 30 de zile după expirare), semnătura desenată în aplicație (apare doar pe foile de parcurs generate; o poți șterge oricând din Setări) și un identificator tehnic de notificări al telefonului (push token), folosit exclusiv pentru notificările de scadențe.
Pentru ca echipa noastră să poată repara auto-detecția când nu mai înregistrează curse, aplicația trimite la fiecare deschidere un raport de diagnostic: versiunea aplicației și a sistemului de operare, starea auto-detecției și a permisiunilor de localizare, locul în care e armat geofence-ul de parcare și ultima poziție cunoscută a telefonului (cu precizia lor, nu un traseu), programul de lucru și pauza setate, numărul curselor care așteaptă sincronizarea, precum și un jurnal tehnic al evenimentelor motorului de auto-detecție (de exemplu „ieșire din geofence", „probă pornită", „cursă încheiată", cu ora și, la armare, coordonatele parcării). Raportul nu conține traseele curselor. Îl vedem doar în panoul intern de suport descris mai jos; jurnalul se șterge automat la 30 de zile, ca și punctele GPS, iar ștergerea contului îl șterge imediat.
Traseul GPS: 30 de zile
Punctele GPS brute se șterg automat la 30 de zile de la înregistrare (Legea 190/2018 art. 5). Rămân doar datele foii de parcurs: localități, kilometri, scop, consum. Acestea sunt document contabil, nu monitorizare.
Foile de parcurs: 5 ani
Foile generate se arhivează 5 ani de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar (Legea 82/1991, Legea 195/2022). E obligația legală a firmei tale.
Aprobarea lunară și dosarul pentru contabil
Administratorul firmei aprobă foile lună de lună, pentru fiecare mașină. La aprobare, foile lunii se semnează electronic cu numele (și, dacă a desenat-o, semnătura) administratorului, se îngheață în arhivă și se strâng într-un dosar PDF (centralizatorul lunar și foile zilnice), care pleacă automat pe adresa de email a contabilului, configurată de administrator în aplicație (contabilul nu are cont în aplicație). Dosarul conține datele de pe foi: numele conducătorilor auto, locurile, orele și kilometrii curselor, alimentările. Emailul se trimite prin serverul nostru de email, nu printr-un serviciu terț.
Fiecare aprobare, redeschidere (cu motivul ei) și trimitere a dosarului rămâne într-un jurnal al firmei, împreună cu numele administratorului care a făcut-o. Numele rămâne în jurnal și pe documentele semnate chiar dacă acel cont e șters ulterior: e dovada semnării unor documente contabile, pe care firma are obligația să le păstreze.
Tracking-ul e sub controlul tău
Înregistrarea pornește doar dacă o pornești tu sau dacă activezi auto-detecția, pe care o poți opri oricând, îi poți seta program de lucru sau pauză de concediu. Cursele marcate personale nu apar pe nicio foaie.
În afara programului de lucru nu se înregistrează nicio cursă. Aplicația verifică atunci doar unde a parcat mașina, ca auto-detecția să pornească la timp la următoarea plecare din program: poziția rămâne pe telefon, nu se salvează ca traseu și nu ajunge la noi.
Cine vede datele
Administratorul firmei tale (foile și cursele vehiculelor firmei); contabilul firmei primește dosarele lunare pe emailul configurat de administrator. Nu vindem datele tale; serverele noastre sunt în Uniunea Europeană. Furnizorii externi cu care aplicația schimbă date sunt patru, fiecare pentru o singură funcție, toți descriși mai jos: serviciul de citire automată a bonurilor, procesatorul de plăți, serviciul care livrează notificările pe telefon și serverele de hărți de sub traseu.
Accesul echipei Kilometrix, pentru suport
Avem un panou intern de administrare prin care putem vedea datele firmei tale (utilizatori, mașini, curse, foi de parcurs, bonuri, rapoartele de diagnostic ale telefoanelor) și îți putem corecta datele firmei sau reactiva un cont. Îl folosim doar pentru a rezolva o problemă de suport, o cerere a ta sau o obligație legală, niciodată pentru altceva. Accesul e limitat la persoane anume, protejat cu autentificare în doi pași, iar fiecare intrare într-o firmă și fiecare modificare rămân înregistrate într-un jurnal pe care îl păstrăm 24 de luni. Nu ne putem autentifica în contul tău din aplicație și nu vedem parola ta; o resetare de parolă cerută de tine trimite codul pe emailul tău, nu nouă.
Citirea automată a bonurilor (OCR)
Când folosești scanarea unui bon, poza e procesată punctual de Anthropic (API-ul Claude), în calitate de persoană împuternicită conform GDPR, exclusiv pentru extragerea datelor de pe bon. Anthropic nu folosește pozele pentru antrenarea modelelor și nu le păstrează pe termen lung; poza rămâne stocată doar la noi, atașată bonului, în contul firmei tale.
Plăți și abonamente (Stripe)
Plata abonamentului Kilometrix Pro se face în browser, printr-o pagină securizată operată de Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.). Datele cardului sunt introduse direct la Stripe și nu ajung niciodată pe serverele noastre — noi păstrăm doar starea abonamentului firmei (activ, perioadă gratuită, expirat), numărul de mașini facturate și identificatorii tehnici ai clientului Stripe. Stripe prelucrează datele de plată conform politicii proprii de confidențialitate. Facturile și confirmările de plată se trimit pe emailul administratorului firmei.
Notificările pe telefon (Expo)
Notificările de scadențe (ITP, RCA, rovinietă) și cea de final al perioadei gratuite se livrează prin serviciul de notificări Expo, care le predă mai departe sistemului de notificări al telefonului (Apple sau Google). Expo primește identificatorul tehnic de notificări al telefonului tău (push token) și textul notificării, care poate conține denumirea scadenței, numărul de înmatriculare al mașinii și data. Nu îi trimitem numele, emailul, cursele sau traseele tale. Notificările le poți opri oricând din setările telefonului; fără ele, scadențele rămân vizibile în aplicație.
Fundalul de hartă (OpenStreetMap)
Când deschizi o cursă înregistrată cu GPS, sub traseu se afișează o hartă compusă din imagini descărcate de pe serverele proiectului OpenStreetMap. Traseul tău nu se trimite nicăieri: el se desenează pe telefon, peste imaginile de fundal. OpenStreetMap primește doar adresa IP a telefonului și zona de hartă cerută (deci, aproximativ, regiunea în care s-a desfășurat cursa), la fel ca la deschiderea oricărei pagini web cu hartă. Harta apare doar cât ține cursa deschisă pe ecran și dispare odată cu punctele GPS, la 30 de zile.
Drepturile tale
Îți poți vedea oricând datele în aplicație, îți poți corecta profilul și îți poți șterge contul din Setări → Cont (ștergerea e definitivă). Pentru orice cerere GDPR: contact@kilometrix.ro.
Dacă ești șofer angajat
Angajatorul are obligația să te informeze în scris înainte de a-ți monitoriza cursele (Legea 190/2018). Informarea e responsabilitatea firmei angajatoare; dacă nu ai primit-o, cere-o administratorului firmei tale.